Entre ce que l’on prévoit de faire dans la journée, et ce que l’on fait vraiment…

Comment gérer le grand écart… en équipe, et managérialement ?

La journée avait pourtant bien commencé, avec une liste d’activités précises à réaliser dans un temps imparti. L’intention du départ de cette journée était cadrée, solide. Mais, des urgences, aléas et incertitudes sont apparus. Et, avec persévérance, nous sommes revenus à notre liste des tâches malgré ces imprévus, nous avons tenté de dépasser ces obstacles et avons poursuivi notre chemin, au mieux, dans la tempête… Pour au final, en fin de journée, aboutir à seulement une petite partie de ce que nous avions prévu de faire. Quel ressenti ? Beaucoup de frustration, de confusion et d’activités en retard…

Cette situation vous est-elle familière ? Si oui, dans quels contextes l’expérimentez-vous ?

Notre journée de travail ressemble à celle d’un cycliste à vélo

Cette situation est bien celle vécue par un ou une cycliste qui prévoit de réaliser un grand chemin à vélo, et qui, au final, subit de nombreuses perturbations.

Comme cycliste, nous partons avec la perception d’une belle journée qui s’annonce avec notre to-do list du jour, alors que notre parcours prévu est semé d’embûches. Le chemin est rapidement obstrué par de nombreux cailloux, nous empêchant d’avancer, au risque de crever. Nous devons alors nous arrêter, et avancer à pied en tirant le vélo à notre côté, à un rythme presque arrêté. Ces cailloux représentent les freins que nous pouvons rencontrer au quotidien dans l’élaboration de nos tâches comme une difficulté technique liée à notre connexion internet ou encore un problème d’authentification ou d’accès.

Ensuite, alors que nous imaginions notre route toute droite, nous pouvons nous retrouver face à l’obstacle d’une rivière qui nous empêche d’avancer, et dont la solution évidente serait de la contourner. Notre espoir est donc de trouver un pont pour la traverser et poursuivre notre chemin. Nous recherchons sur nos cartes et applications le pont le plus proche, pour le rejoindre et traverser la rivière. Encore ici, cette action est un réel frein à l’exécution de nos activités. Cette rivière peut être une impossibilité de réaliser notre tâche comme prévu, ou une nouvelle demande urgente à traiter dans l’immédiat.

Après nous continuons notre route, en étant sûr de savoir comment arriver au bout du chemin mais en manquant de ressources, nous pouvons nous retrouver perdus dans la forêt. Cela représente par exemple un manque d’informations sur le projet, sur la demande et la direction à prendre. Ici encore, cet événement engendrera un grand retard sur nos travaux. 

A la fin du parcours, nous sommes frustrés et éreintés de ne pas avoir pu accomplir les tâches plus rapidement, voire d’en avoir laissé pour le lendemain. Nous nous rendons même compte qu’après tous nos efforts, nous n’avons accompli que 30% de ce que nous avions prévu en début de journée et que parfois même, nous n’avons pas pu respecter l’ordre des priorités. Mais comment faire face et maîtriser ce tourbillon ?

Il faut toujours viser la lune, car même en cas d’échec, on atterrit dans les étoiles” – Oscar Wilde 

Quels sont les obstacles que vous rencontrez dans votre journée de travail ?

Tout comme le cycliste sur son vélo chaque jour, nous nous retrouvons face à un tourbillon difficilement maîtrisable qui regroupe imprévus, aléas… tout ce qui peut se passer dans une journée pouvant impacter la réalisation des tâches. Si bien que la majorité du temps, nous nous retrouvons en fin de journée avec seulement quelques dizaines de pourcent de ce que nous avions prévu d’accomplir -souvent seulement 30, 40 ou 60% !

Cette différence a été initiée et approfondie par les sciences du travail, notamment dans les travaux d’Yves Clot, qu’il appelle travail prescrit et travail réel.

  • Le travail prescrit fait référence à ce qu’attend la direction du salarié, ce que cette dernière inscrit comme indicateur dans les procédures, les directives, etc.
  • Le travail réel, quant à lui, définit ce que le salarié produit réellement, en prenant en compte les imprévus, les aléas et tout ce qui pourrait se passer dans sa journée de travail.

Lorsque l’écart entre travail prescrit et travail réel est trop important, cela favorise la montée du stress et des RPS -Risques Psycho Sociaux- au sein des activités et des équipes. Effectivement, la non prise en considération à leur juste niveau de la distance effective entre travail prescrit et travail réel oblige en quelque sorte le salarié à courir après le temps, dans l’espoir d’atteindre les objectifs fixés, même s’il est conscient que c’est impossible. Naît alors un sentiment de frustration, de découragement, voire d’abandon ou de désengagement de sa part.

Force est de constater que face à ce tourbillon d’imprévus quotidiens, le travail prescrit ne représente que la partie visible de l’iceberg.

L’écart entre prescrit et réel est alors ce qui peut paraître le plus effrayant dans une journée de travail, tant individuellement qu’en équipe. En effet, notre objectif, si l’on reprend les sciences du travail, n’est peut-être plus seulement celui d’atteindre nos objectifs, mais aussi de prendre en considération l’écart entre travail réel et prescrit :

« La réalité est la cause principale du stress – pour ceux qui la vivent » – Jane Wagner

Le Rituel de Management Visuel de Cohésion d’équipe pour piloter et réduire nos écarts

La stratégie du marin sur son voilier n’est pas celle de vouloir remonter face au vent à tout prix ni de se battre contre les courants. Mais au contraire d’utiliser sa barre pour pouvoir s’ajuster en tenant compte des contraintes, et poursuivre sa route avec une trajectoire plus pertinente. Et si nous acceptions d’ajuster, de même, nos comportements ?

En équipe, se baser sur l’ensemble des activités à gérer au sein de l’équipe -les lister, les formaliser, et indiquer les objectifs attendus pour chacune de ces activités, permet d’appliquer cette stratégie du marin, collectivement. Nous sommes ici dans le deuxième cadran relatif aux indicateurs de progression. Dans ce cas, le rôle du manager est de valider que chacun de ses collaborateurs ont les ressources -temps, finances, matériel documents, informations à temps- pour réaliser leurs tâches dans un délai raisonnable. 

Puis, les rituels d’équipe permettent d’effectuer un constat sur ce qu’il s’est produit en regard de ces activités. En reprenant notre métaphore, comment chaque cycliste a-t-il progressé au cours de la journée sur son vélo ? Qu’est-ce qui s’est bien déroulé, quelles difficultés ont été rencontrées ? Qu’est-ce qui s’est bien déroulé, quelles difficultés ont été rencontrées ? 

Enfin, dans l’idée de la stratégie du marin, comment pouvons-nous en équipe, prendre en considération les écarts entre travail prévu ou prescrit et travail réel ? Dans l’objectif de les intégrer et les résoudre au mieux ? Et, pour surfer sur les métaphores auxquelles nous nous référons, de piloter ensemble notre navire, notre voilier, en tant qu’équipage, au gré des vents et courants.

« Quand tout semble aller contre toi, souviens-toi que l’avion décolle contre le vent, pas avec » – Henry Ford

En conclusion, au sein de votre équipe, comment appliquez-vous cette stratégie du marin à votre équipe de cyclistes ?

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