Prioriser c’est décider quelle tâche est la plus importante à un instant « t » afin de la réaliser en priorité. L’objectif est d’être sûr de travailler sur ce qui est vraiment important et de ne pas s’égarer et perdre du temps (et sans doute de l’argent) avec des tâches mineures, dont la réalisation peut facilement être reportée.

Prenons l’exemple d’un projet de développement d’une application web de gestion de comptes pour une banque. Si tout le monde est d’accord pour dire que le système d’identification des utilisateurs est très important pour le produit final, la mise en place de l’environnement de développement pour l’équipe projet devra néanmoins être prioritaire, car elle conditionne le reste du travail.

Nous allons donc caractériser précisément l’importance et l’urgence de chaque tâche. Gardons à l’esprit qu’une tâche très importante ne sera pas forcément urgente, et qu’une tâche urgente pourra être de moindre importance, mais représenter un prérequis pour d’autres actions. 

Définir des objectifs clairs

Il est impératif d’avoir un objectif global et de définir clairement la cible de chacune des tâches référencées. Ce n’est qu’à cette condition qu’il sera possible de déterminer précisément comment prioriser les tâches en fonction de leurs importances et de leurs urgences.

Chaque tâche devra donc se voir attribuer une description précise, un degré de complexité et une liste de prérequis et de dépendances. En prenant une tâche individuellement, il est  possible de savoir exactement en quoi elle consiste, ce qu’elle va apporter au projet, si elle dépend de la réalisation d’autres tâches pour pouvoir être finalisée, et si d’autres tâches en ont besoin pour commencer.

Le rôle de la priorisation des actions est de déterminer un chemin critique permettant d’atteindre l’objectif global (la réalisation du projet, d’une maquette ou d’une démonstration par exemple) tout en minimisant l’effort à produire, tant en termes de dépenses, de temps que de ressources. 

Techniques de priorisation

Lorsqu’il est nécessaire de choisir entre quelques éléments de travail ayant un coût et une valeur similaires ou quand il y a un manque de clarté sur la valeur de chaque élément, il existe différentes techniques de priorisation qui peuvent être appliquées.

MOSCOW

L’approche MoSCoW est une mémotechnique permettant de rapidement filtrer, catégoriser et donc prioriser les User Stories ou fonctionnalités selon :

• Must have : ce qui est indispensable, sinon le produit n’est pas viable
• Should have : ce qui est juste après, ce que nous devrions faire
• Could have : ce que nous pourrions progressivement, peut-être implémenter
• Won’t have : ce que nous décidons de ne pas faire

L’avantage est une réelle priorisation par ces 4 mots clés.

Matrice de Kano

Kano est une méthode de priorisation basée sur l’asymétrie des sentiments de satisfaction et d’insatisfaction qu’un utilisateur peut avoir face à un produit. Un utilisateur peut être moyennement satisfait de la présence d’une fonctionnalité alors que son absence peut être un motif de grande insatisfaction. Le modèle de Kano permet une priorisation au niveau des grandes fonctionnalités de votre produit : cela peut être utile lorsque l’on a un backlog très fourni.

Un atelier de priorisation avec la méthode de Kano peut se dérouler selon les  quatre étapes  suivantes :

Étape 1 : Identification des fonctionnalités.

Étape 2 : Consultation des parties prenantes qui vont répondre aux questions suivantes

• Le produit possède cette fonctionnalité, qu’en pensez-vous ? (forme fonctionnelle)
• Le produit ne possède pas cette fonctionnalité, qu’en pensez-vous ? (forme dysfonctionnelle)

Avec comme réponses possibles :

« Aime » (J’aimerais ça)

« Attend » (Je m’attends à ce qu’il en soit ainsi)

« Neutre » (Cela m’est égal)

« Vit avec » (Je l’accepte)

« N’aime pas » (Je n’aimerais pas ça)

Combiner 2 réponses pour les deux questions permet de comprendre dans quelle catégorie l’histoire :

(F) Je l’attends + (D) Je ne l’aime pas = “Incontournable”.

(F) J’aime + (D) Je n’aime pas = “Unidimensionnel”.

(F) J’aime + (D) Je suis neutre = “Attrayant”.

(F) Je suis neutre + (D) je suis neutre = “Indifférent”

(F) Je n’aime pas + (D) Je m’attends à ce qu’il soit = “Inverse”

Cela permet de revenir aux 3 dimensions fonctionnelles de Kano

Must Be, One dimensional (linéaire, ou plus c’est mieux), Waouh ou attractive.

Il est important de mettre en œuvre les fonctionnalités “indispensables” et de continuer à ajouter des fonctionnalités “unidimensionnelles” pour obtenir la satisfaction du client. En même temps, l’ajout de caractéristiques “attrayantes” permettrait au produit de se démarquer et il est également important que les besoins de base des clients soient satisfaits.