Les 4 disciplines de l’exécution (4DX) permettent d’obtenir des résultats forts dans un court délai. Cette technique favorise la contribution de l’effort collectif et positif à l’atteinte des objectifs prioritaires.
Comment intégrer et dépasser les 4DX pour instaurer une cadence de responsabilisation et d’engagement au sein d’une équipe ?
1DX – 1ère discipline : s’accorder sur les priorités stratégiques
La pensée conventionnelle place tous les objectifs à atteindre au même degré d’importance : tous sont la priorité numéro 1; entre urgence, urgence de l’urgence, criticité de l’urgence, ons’y perd vite… Cela contraint à disperser l’énergie et les ressources, tant individuelles que collectives, d’une mauvaise manière.
La 1ère discipline vise donc à instaurer, voire même partir d’un système efficace et efficient basé sur un mouvement de coordination avec l’équipe. Son action consiste à réduire le nombre de projets et de tâches, afin de consacrer les énergies sur deux ou trois Objectifs Extrêmement Importants (OEI) maximum.
Quels sont les critères des OEI retenus ?
Le tourbillon d’une journée de travail est composé d’imprévus, d’activités récurrentes, de perturbations, et nous prend 80% de notre temps quotidien. L’exploitation des 20% restants peut être focalisée à la réalisation et l’atteinte des OEI.
Elle permet à chaque membre de l’équipe de converger sur les OEI à réaliser, permettant de gérer l’énergie du collectif à bon escient.
Une fois les OEI déterminés, les actions seront dirigées sur la stratégie et l’exécution : C’est dans cette optique que nous allons aborder la 2DX.
2DX – 2ème discipline : agir sur les indicateurs prédictifs
La première des 7 habitudes des managers efficaces comme Steven Covey est d’être proactif en se focalisant sur son cercle d’influence tout en restant actif sur son cercle des contraintes.
Quels sont les leviers et paramètres qui permettront réellement à l’équipe d’atteindre les résultats escomptés ?
La 2ème discipline nous pousse à nous concentrer davantage sur l’avancée des indicateurs prédictifs que sur les indicateurs de résultat.
Les indicateurs prédictifs sont influençables : ce sont des paramètres que nous pouvons changer. Les indicateurs prédictifs engendrent des résultats : ils ont un effet de levier sur les indicateurs de résultat, qui eux, sont prévisibles.
Trouver les indicateurs prédictifs n’est pas toujours évident. Nous pouvons par exemple nous aider de plusieurs outils comme le 6M (Méthodes/Matières/Matériau/Milieu/Main d’œuvre) afin de déterminer les grandes catégories de leviers possibles, et surtout partir de l’expérience de l’équipe sur les leviers clés
Le travail en co-construction avec l’équipe est la meilleure alternative. D’une manière ou d’une autre, leur connaissance du métier et des activités leur permet de savoir où agir pour des résultats probants.
Le suivi de l’organisation via les indicateurs de performances est important pour le processus de décision. Il permet au chef d’équipe de prendre des décisions par le biais d’éléments factuels et non de ressenti : l’analyse est meilleure.
3DX – 3ème discipline : piloter avec une visualisation des résultats
La 3ème discipline aborde la mise en place d’un tableau de bord utile à l’équipe au quotidien. Ce dernier a pour objectif de pragmatiser le pilotage de l’équipe, afin de maintenir son focus. Il est composé de données pertinentes et visibles de l’équipe à tout moment.
Selon la pensée traditionnelle, le tableau de bord est surtout à destination des dirigeants, et une partie réduite des membres de l’équipe peut le comprendre, s’en servir à ses besoins….
Selon les principes 4DX, le tableau de bord est destiné pour l’ensemble de l’équipe. Cela permet à chaque membre de rester motivé et de garder une représentation mentale visuelle de l’objectif à atteindre. En un coup d’œil, n’importe qui peut déterminer si l’équipe avance ou pas.
Quatre questions clés sont posées afin de déterminer l’efficacité du tableau de bord :
– Est-il simple et facile à mettre à jour ?
– Pouvons-nous le voir facilement ?
– Indicateurs prédictifs et résultats ?
– Est-il compréhensible en un coup d’œil ?
Dépasser les 1DX-2DX-3DX en intégrant le management visuel
Les 3 premières disciplines nous conduisent à avoir un tableau d’indicateurs de résultats sur les OEI ainsi que sur les indicateurs prédictifs.
L’enjeu est de les dépasser afin de ne pas se restreindre à ces indicateurs, mais plutôt d’y intégrer les meilleures pratiques du management visuel qui nous proviennent du Lean et de l’Agile.
Ces dernières nous donnent d’autres dimensions aussi importantes comme la dynamique de l’équipe, l’avancement sur les projets clés, l’identification et le pilotage du traitement des irritants et les problèmes de l’équipe.
Le tableau de bord intégrant les 3 premières disciplines et les meilleures pratiques de management visuel permet d’avoir un contrôle sur les OEI et les indicateurs prédictifs, mais aussi la dynamique de l’équipe et sa constante progression.
4DX – 4ème discipline : cadence de responsabilisation
La 4ème discipline responsabilise et engage chaque membre de l’équipe.
Pourquoi la notion d’engagement ? L’engagement de l’équipe signifie la responsabilité de toute l’équipe. Ceci peut s’illustrer par le biais d’une réunion régulière, prioritaire et productive dans laquelle est abordé un bilan hebdomadaire ou mensuel de toutes les activités.
L’objectif de la 4DX est d’avancer en coordination avec tous les membres de l’équipe. Tous les points sont abordés afin de réduire les potentiels freins ou obstacles pouvant se présenter et impacter sur la finalité du projet.
Le processus de responsabilisation consiste en trois étapes :
– Le rapport sur les engagements de la semaine précédente;
– L’identification des échecs et des réussites;
– L’ouverture de la voie aux engagements pour la semaine à venir.
Par le biais de cette réunion, le manager intègre l’ensemble des trois précédentes disciplines tout en maîtrisant la « bonne tenue de route » des activités de l’équipe face aux objectifs prioritaires à atteindre.
Implémenter les 4DX, le management visuel et la cohésion d’équipe
La technique des 4DX a montré son efficacité dans de nombreuses organisations. Comme toute nouvelle technique, l’intégration des 4DX dans nos équipes requiert tout de même un besoin d’adaptation à la culture de notre entreprise.
La méthode C.R.É.E.R, précisément ses 3 premières étapes sont essentielles :
1ère étape C : Construire ou prioriser la confiance et les éléments clés de l’équipe sur lesquels focaliser
2ème étape R : Renforcer la structure du tableau de management visuel avec les cadrans de vie d’équipe, d’indicateurs, de suivi projet, remontée et traitement des irritants
3ème étape É : Ritualiser la dynamique d’Équipe via 5 rôles complémentaires : Entrepreneur, Chef d’Orchestre, Performeur, Innovateur, Influenceur…
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