Cette deuxième étape consiste à renforcer la structure de l’organisation. Une équipe est dysfonctionnelle lorsqu’elle est en désorganisation, elle est moyenne lorsque chaque membre suit une routine pour effectuer les tâches qui lui sont attribuées. En revanche, une équipe est considérée comme excellente lorsqu’elle travaille en suivant des rituels.

Les objectifs de cette deuxième étape -RENFORCER- consistent donc à :

• Structurer le tableau de l’équipe ;
• Rendre le tableau de management visuel ;
• Organiser la ritualisation des points d’équipe.

Pour ce faire, cette étape s’opère par plusieurs ateliers collectifs, rythmés en présentiel ou à distance.

Structurer les 5 cadrans du visuel de tableau d’équipe.

Cette première étape vise à passer d’un état « réactif », c’est-à-dire de subir les évènements à une optique plutôt proactive en maîtrisant et en pilotant. Pour cela, nous utilisons les 5 cadrans de la synthèse, un outil consistant à formaliser l’ensemble des dimensions d’un Management Visuel -MV- d’équipe.

Rendre visuel le tableau de pilotage

Cette étape consiste à prendre en compte les informations recueillies sur les 5 cadrans de la synthèse et de le mettre en place de manière visuelle à travers un tableau de pilotage visuel.

En voici un exemple :

Un tableau de pilotage visuel permet à l’ensemble de l’équipe de prendre compte des informations et des résultats obtenus de façon claire et rapide. Un bon tableau visuel permet, -même pour une personne ne faisant pas partie de l’équipe-, de comprendre d’un coup d’œil son fonctionnement.

En général, nous ne retenons que 20% de ce que nous lisons contre 80% de ce que nous visualisons. La vue est notre sens prépondérant et son impact en compréhension est immédiat. “Une image vaut 1 000 mots”, comme nous dit le dicton est au cœur du management visuel, il permet de retenir les points clés d’équipe en une synthèse faisant ressortir le plus important.

Organiser et articuler les rituels d’équipe

Ritualiser les rituels d’équipe et les articuler entre les différents services se fait sur trois niveaux : 

• Bottom Management : coordonner les équipes opérationnelles sur les activités quotidiennes. Celles-ci changent fréquemment et nécessitent alors des points quotidiens voire même par poste de travail pour ajuster les consignes entre chacun d’eux. Chaque point peut durer de 5 à 15 minutes.
• Middle Management : pour répondre au besoin d’être toujours au courant des dernières mises à jour, les équipes de manager et les managers de managers se voient souvent une fois par semaine pour faire le point. Ces réunions durent en moyenne entre 30 et 45 minutes.
• Top Management : les équipes de direction préfèrent les points bi-mensuels pour aborder les points importants. Ces derniers sont d’une durée de 45 à 90 minutes. Parfois, les équipes de direction peuvent organiser des points hebdomadaires mais ces derniers sont assez courts. 

Réussir à instaurer des rituels de management qui marchent c’est aussi réussir à rendre les équipes, à tous niveaux, excellentes. Qu’elles soient opérationnelles, managériales, dirigeantes, quelles que soient leurs fréquences, durées…

Une fois cette structure de rituels co-élaborée et ajustée au sein de l’équipe, la clé de réussite consiste à s’appuyer sur cette structure pour mettre en musique la dynamique d’équipe… Prochaine étape de la méthode C.R.É.E.R. à suivre donc prochainement ensemble !