Quelles perturbations impactent le plus les équipes aujourd’hui ? De nombreuses pistes s’ouvrent : travail hybride, incertitude de l’avenir, tensions entre membres d’équipes… De manière surprenante, un des retours les plus fréquents est un appel à l’aide comme :

“Nous avons trop de priorités entre le quotidien à assurer et la mise en œuvre de projets stratégiques venant de plusieurs Directions !”

L’urgence de l’urgence de l’urgence…

Dans ma vie, j’ai rencontré beaucoup de dirigeants, managers, salariés et autres collaborateurs dont mon père, source d’inspiration, un homme dévoué et responsable qui a consacré une grande partie de sa vie à son entreprise. Sa disparition dans un cadre professionnel de sauvetage d’usine, alors qu’il était relativement jeune, a eu une importance forte pour moi. Je suis bien plus attentif aux personnes qui s’épuisent au travail, sur de nombreuses priorités, jusqu’à parfois prendre une tournure chaotique.

Aujourd’hui, nous sommes dans une société où l’hyperconsommation et un capitalisme avec une caducité forte des besoins sont omniprésents. Nous faisons appel à de nombreux services au quotidien comme Amazon, Netflix ou encore Uber et nos attentes sont de plus en plus élevées. À cela, s’ajoutent les bouleversements causés par l’intégration du système de travail hybride : les listes de tâches s’amoncellent et nous repartons en fin de journée avec une montagne de nouvelles demandes, des choses à ne pas oublier, et une charge mentale à ne pas décevoir notre hiérarchie.

Et pourtant, les méthodes ne manquent pas : GTD- Getting Things Done, la Matrice d’Eisenhower, la technique Pomodoro pour gérer non seulement notre quantité de travail, mais aussi les moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs assignés. Or, au cœur de l’activité de l’entreprise, il y a un énorme décalage entre la charge prescrite par la fiche de poste et la charge réelle. Ce que l’organisation attend de nous se heurte parfois à des obstacles et d’autres priorités à gérer en même temps. Arrive alors un sentiment de frustration, d’impuissance, générant un désengagement progressif et un manque de motivation.

Lors d’interventions au sein de comités de directions, je rencontre de nombreux dirigeants en mode “command and control”; privilégiant les “il faut”, “nous devons”, “Comment ? Cette activité, ce projet n’est pas encore terminé ???”… L’impact sur le moral de l’équipe est fort ; chaque nouvelle demande est ressentie comme un fardeau. Je propose alors un exercice simple : remplacer les “il faut” par “je propose”, et voire même “nous avons besoin, envie de”… Après un peu de pratique, mettre son attention sur la manière de s’approprier les tâches change radicalement l’énergie de l’équipe, allant jusqu’à parfois prévoir et réaliser encore plus d’activités, à plus haute énergie.

“Trop de priorités tuent la priorité” – Anne Lauvergeon.

Être noyé sous des transformations de plus en plus nombreuses

Il y a encore une décennie, les transformations se comptaient sur les doigts d’une main. Désormais, les acteurs clés de la transformation -CTO Chief Transformation Officer, experts, responsables et directeurs de transformations que j’accompagne m’expliquent tous qu’ils n’ont plus de temps disponibles avec les équipes opérationnelles et fonctionnelles compte tenu du nombre croissant de projets et transformations les impactant simultanément.

D’où viennent ces projets de transformation qui viennent se télescoper au niveau opérationnel :

• transformations RH- “expérience collaborateurs”, strategic workforce planning, enquêtes d’ambiance, QVT et QVCT, programmes de mentoring, sans oublier les récurrentes sur le leadership, les valeurs…
• transformations finances- pilotage de budget, réduction des coûts, amélioration de la productivité…
• transformations opérationnelles- lean, agile, capitalisation des connaissances et partages de bonnes pratiques, automatisation…
• transformations orientation service, innovation : design thinking, orientation client, remontée d’idées, intrapreneurship…
• transformations RSE, réduction de l’empreinte carbone, participation à la dimension sociétale…

pour n’en citer que quelques-unes des plus fréquentes…

Dans la majorité des organisations, tout retombe sur le manager intermédiaire et de proximité. Honnêtement, de son point de vue, il y a de quoi devenir fou ! Comment est-il possible de gérer ses activités opérationnelles sereinement et efficacement lorsque l’on se retrouve sur-sollicité de demandes souvent contradictoires ? Comment peut-il arbitrer entre l’opérationnel et ses nouveaux projets tous aussi importants et urgents ? Quelle est sa marge de manœuvre ? Cela ressemble à une mission impossible, au quotidien !

Je reste pour ma part admiratif de ces héros insuffisamment reconnus qui parviennent à  gérer même partiellement l’ensemble de ces défis, à leur niveau. Cela donne parfois l’impression de marcher sur la tête, alors que l’intention d’origine de ces projets de transformations est de lui faciliter la vie et qui, en définitive, peuvent se retourner contre lui ?

Comment pourrions-nous alors conduire nos managers à reprendre la main, à gérer ce tourbillon de transformations et d’actions qui sollicitent son équipe ?

“Trop de transformations tuent la transformation” – Inspiring Organizations.

Et si vous définissiez votre podium de 3 priorités par votre Rituel de Management Visuel de Cohésion d’équipe ?

L’immersion reste pour moi une phase importante lors de toutes mes interventions. Elle permet de se rapprocher de l’humain, de comprendre ce qui se passe réellement sur le terrain afin d’offrir une approche sur mesure

Quand la demande est d’accompagner une transformation, c’est la culture de l’entreprise qui est impactée, et pour assurer le succès de ce projet, le rituel de management visuel de cohésion d’équipe est le levier idéal car il conjugue l’opérationnel, le quotidien avec la mise en oeuvre progressive de ces projets.

Et la question que je pose systématiquement lors de mes rendez-vous est celle-ci : “quel est le podium de vos priorités ?” Et je constate que chaque participant énonce une liste de priorités différentes. Alors s’effectue une prise de conscience collective qui met en lumière une incohérence et une divergence coûteuses à l’entreprise.

d’entendre les différents membres d’équipes répondre trop souvent à une liste de priorités différentes éclairant une incohérence et une divergence coûteuses à l’entreprise.

Dans le livre des 4DX -Les 4 Disciplines de l’EXecution-, nous abordons la difficulté des salariés et managers à faire face au tourbillon quotidien qui remplit 80% de tâches récurrentes, avec ses imprévus et d’aléas et à peine 20% pour la mise en oeuvre des nouveaux outils. Quelles solutions concrètes, pratiques et efficaces pour y faire face et avoir le sentiment de progresser vers ses objectifs ?

Lorsqu’une équipe se retrouve avec souvent plus d’une dizaine de priorités, toutes aussi urgentes et importantes les unes que les autres, elle a souvent le sentiment de ne pas avancer et de passer ses journées à courir après le temps. Dans la majorité des cas, elle n’arrive donc pas à atteindre ses objectifs convenablement. Pour dépasser ce stade, le rituel de Management Visuel de Cohésion d’équipe est un excellent outil pour prioriser des axes de travail et réduire les priorités à deux ou trois : nous parlons du podium des priorités. En effet, avoir une liste réduite de priorités décuple les chances d’avancer dans la bonne direction et d’atteindre les objectifs. Et si, pour vous comme pour nombre de personnes, la citation d’André Gide s’appliquait : “Choisir c’est renoncer pour toujours”, soyez assuré que le fait de temporiser d’autres priorités au profit d’un podium vous permet d’avancer sur des priorités clés, pour ensuite adresser celles qui ont temporairement été ajournées…

La construction de ce premier cadran de votre rituel d’équipe est ce podium des priorités. Il se réalise aussi en équipe : qu’est-ce qui est le plus important ? Quelles priorités donneraient du sens au travail et confèreraient ce sentiment d’utilité ? Une bonne communication reste ici la pierre angulaire de ce travail d’équipe : elle permet de co-construire ensemble, de réguler la charge de travail et de s’accorder sur les indicateurs afin d’être un soutien les uns pour les autres.

Maintenant, en conclusion, si vous vous reconnaissez dans ce maelström quotidien, je vous invite à vous poser une question :

“Que mettez-vous sur le podium de vos priorités d’équipe ?” 

En commentaires, retrouvons une vidéo très connue sur les priorités… 

Partagez votre retour d’expérience dans les commentaires !