Avez-vous déjà entendu vos managers dire : “Je ne veux pas de problèmes !” ?

Ne pas avoir de problème est un problème. Comment, donc, gérer nos problèmes ?

Au quotidien, nous rencontrons tous des difficultés au travail et plus nous évoluons et plus elles se complexifient.

Et en même temps, la manière de considérer le problème fait toute la différence et choisir délibérément une approche constructive, peut permettre d’avancer plus vite collectivement.

Concrètement, un problème est un écart entre une attente et la réalité, vis-à-vis de nos collègues, de nos outils de travail, de notre environnement, de nous-même.

Il est présent presque dans tous les domaines du quotidien même s’il arrive que nous ne sachions pas qu’il existe ou que nous refusions de le reconnaître faute d’être capables de le résoudre sur le champ, qu’il s’agisse d’une panne de réseau, d’un conflit dans une équipe ou plus grave encore, la perte d’un gros marché ou d’une vision stratégique.

C’est une situation bien réelle souvent rencontrée lors de nos accompagnements. Nous sommes souvent confrontés à la métaphore de la pastèque où tout est vert en dehors, mais rouge et plein d’alerte à l’intérieur. En effet, certains dirigeants et managers fuient  les problèmes, les remettent à plus tard ou délèguent cette responsabilité à quelqu’un d’autre. Dans les organisations, les écarts les plus forts ne sont pas suffisamment discutés en équipe. Le quotidien impose aux personnes d’enchainer mécaniquement des activités en refoulant les tensions et souvent sans conscience de la raison d’être de chacune de ces activités. Les problèmes sont donc étouffés et deviennent difficiles à traiter, il reste important de remonter tous les écarts au sein de notre organisation pour améliorer notre performance et la cohésion de notre équipe.

“ Ne pas avoir de problèmes est le plus gros problème qu’il soit “ – Taiichi Ohno, père fondateur du Toyota Production System, renommé ensuite Lean.

Pourquoi la résolution de problèmes ? Sur quels problèmes agir, de quelle manière les débloquer pour les faire avancer ?

Imaginez que vous êtes à la tête d’une équipe de 10 personnes et que trois d’entre elles ne s’entendent pas. Elles sont tellement en conflit que tous les projets stagnent, les informations ne sont pas communiquées et rien n’avance. Vous décidez d’ignorer le problème, car vous vous dites qu’il y a plus important à faire. Le conflit prend alors de l’ampleur et la frustration se propage entre vos 10 collaborateurs. Vous les convoquez, et c’est là que vous constatez que le problème est devenu trop grand pour pouvoir être géré tout seul.

Contrairement à la métaphore du marchand ambulant “Traveling Merchant”, qui dit qu’apporter des solutions rapides aux problèmes est efficace, la résolution des problèmes nécessite une réflexion profonde, une analyse minutieuse et beaucoup de travail acharné. 

Pour toutes les organisations confondues, résoudre les problèmes en équipe demeure l’Idéal. En effet, l’intelligence collective reste un objectif de fonctionnement dans toute immersion en entreprise. Elle devient un atout majeur une fois que l’organisation a réussi à la mettre en place de façon systématique. Elle court-circuite les silos au sein de l’entreprise et l’Unité devient alors l’une des principales clés de réussite.

Le Forum Économique Mondial identifie les compétences clés du futur. Plus de 50% des compétences en 2025 et 2030 sont la capacité de résoudre des problèmes, avec les notions d’analyse, d’innovation, de créativité, d’initiative, d’évaluation, de raisonnement et de prise de décisions…

“Aucun problème ne peut être résolu sur le même niveau de conscience que celui qui l’a créé. Nous devons apprendre à voir le monde d’un autre point de vue” – Albert Einstein

Comment résoudre les problèmes efficacement?

Face à l’individualisme, oser ouvrir les bras pour accueillir les différences et privilégier le leadership du cœur avec une vision claire permet d’ouvrir le champ des possibles collectivement. Dans la situation actuelle où le système hybride est devenu presque une obligation, il est essentiel de maintenir un sentiment d’unité et d’avoir une identité d’équipe partagée qui englobe à la fois les travailleurs à distance et les travailleurs sur place.

Développer une culture “problème = opportunité” est au cœur de l’amélioration continue et des équipes d’exception.

Un exemple marquant est celui de Alan Mulally, ex-PDG de Ford.

En 2006, l’entreprise atteint 17 milliards de dollars de pertes pour l’année. Alan explique que Ford n’a alors aucun problème de prévision, mais un vrai problème de performance, en partie parce que, dans la culture d’entreprise, admettre une difficulté est perçu comme un signe de faiblesse.

Il commence alors à interroger ses collaborateurs dans son COMEX pour qu’ils donnent leurs points de vue. Il met en place des tableaux de bord Vert – Jaune – Rouge, et dans les premières Business Review, tout est Vert… alors que l’entreprise rencontre des difficultés ! 

« Vous savez que nous perdons des milliards de dollars, leur signale Alan. Il n’y a donc rien qui ne se passe pas bien ? » Mark Fields – qui sera plus tard son successeur au poste de directeur général- est alors le premier à prendre le risque d’admettre que tout n’est pas parfait, et qu’il a un problème avec un produit. Au moment où le feu rouge apparaît dans la présentation, tous les regards se baissent et le temps se fige dans la pièce, comme si tout le monde retenait sa respiration. Alan fait l’opposé, et applaudit son collaborateur qui remonte le problème. Il demande alors : « Qui peut aider Mark ? » Soudain, une personne lève la main et donne son avis, puis d’autres l’ont suivi.

Alan Mullaly est passé maître dans l’art de favoriser la confiance et la sécurité en définissant et en faisant respecter un code de conduite collectif clair.

Le Rituel de Management Visuel de Performance Collective et de Cohésion d’équipe accompagne le groupe vers plus de confiance et élève la dynamique relationnelle à un niveau permettant de résoudre les irritants. Il attaque les problèmes en profondeur, à leurs causes racines et permet une résolution efficace des problèmes en favorisant la culture “problème = opportunité,” avec une démarche systématique et globale. Le Management visuel qui l’illustre affiche la remontée faite des irritants, leur prise en charge et les solutions qui ont été trouvées. Il montre aussi les progrès qui ont été faits et contribue à l’amélioration continue attendue. 

“Ce qui donne du bonheur immédiat, c’est de voir jour après jour croître son œuvre pour la voir arriver à sa perfection”  – Arthur Schopenhauer